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Manejo de datos personales

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

GIRALDO ABOGADOS Y ASOCIADOS (en adelante, «la Firma» o «el Responsable») es una firma de abogados constituida bajo las leyes de la República de Colombia, dedicada a la asesoría y representación judicial y administrativa en materia de seguridad social, pensiones y derecho laboral, con especial dedicación a los segmentos de docentes oficiales y pensionados.
Razón social
[Razón social completa, p. ej. Giraldo Abogados y Asociados S.A.S.]
NIT
[NIT] - [DV]
Domicilio principal
[Dirección completa], Bogotá D.C., Colombia
Otras sedes
Bucaramanga: [dirección]
Cali: [dirección]
Ibagué: [dirección]
Manizales: [dirección]
Teléfono / WhatsApp
[Teléfono fijo] - [Celular]
Correo de contacto
[correo@giraldoabogados.com]
Correo para protección de datos
[protecciondedatos@giraldoabogados.com]
Sitio web
[www.giraldoabogados.com]
Horario de atención
[Lunes a viernes, 8:00 a. m. a 6:00 p. m.]

2. OBJETO, ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

2.1. Objeto

La presente Política tiene por objeto establecer los criterios, principios, finalidades, procedimientos y medidas de seguridad que la Firma aplica a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de los datos personales que reposan en sus bases de datos y archivos, así como informar a los Titulares los derechos que les asisten y los mecanismos dispuestos para ejercerlos.

2.2. Alcance

Esta Política es de obligatorio cumplimiento para todos los socios, abogados, dependientes judiciales, personal administrativo, practicantes, contratistas, proveedores y Encargados que, en desarrollo de su relación con la Firma, accedan o traten datos personales bajo su responsabilidad, en cualquiera de sus sedes en Bogotá, Bucaramanga, Cali, Ibagué y Manizales, y en los canales digitales que la Firma administre.

2.3. Ámbito de aplicación

La Política aplica al tratamiento de datos personales efectuado en el territorio colombiano, así como al que se realice fuera de él cuando, en virtud de tratados internacionales o de la ley colombiana, resulte aplicable el régimen nacional de protección de datos personales.

2.4. Marco normativo

La presente Política se expide con fundamento en las siguientes normas y sus disposiciones concordantes, modificatorias o sustitutivas:
  • Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
  • Ley Estatutaria 1581 de 2012, «Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales».
  • Ley Estatutaria 1266 de 2008, en lo relativo al dato financiero, crediticio, comercial y de servicios, modificada por la Ley 2157 de 2021.
  • Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y Capítulo 26 (que compiló el Decreto 886 de 2014, sobre el Registro Nacional de Bases de Datos).
  • Decreto 090 de 2018, sobre los sujetos obligados a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.
  • Ley 1123 de 2007, Código Disciplinario del Abogado, en lo relativo al deber de reserva y al secreto profesional.
  • Ley 1755 de 2015, sobre el derecho fundamental de petición.
  • Circulares externas e instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, en especial la Circular Única y sus modificaciones en materia de transferencias internacionales y reporte de incidentes de seguridad.
  • Jurisprudencia de la Corte Constitucional, en particular las sentencias C-748 de 2011 y C-1011 de 2008.

Nota. A la fecha de expedición de esta Política cursa en el Congreso de la República un proyecto de ley estatutaria que modifica parcialmente la Ley 1581 de 2012. La Firma revisará y ajustará este documento dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de cualquier reforma legal o reglamentaria que incida en su contenido.

3. DEFINICIONES

Para efectos de la aplicación e interpretación de esta Política, los siguientes términos tendrán el significado que a continuación se indica, en concordancia con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015:
Término
Definición
Autorización
Consentimiento previo, expreso e informado del Titularpara llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Término
Definición
Aviso de privacidad
Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para informarle acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento.
Base de datos
Conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
Dato personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público
Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, así como los contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas no sometidas a reserva y registros públicos.
Dato semiprivado
Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a un grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato privado
Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
Datos sensibles
Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta Política, la Firma.
Titular
Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Tratamiento
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia
Envío de datos por el Responsable o Encargado ubicado en Colombia a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Término
Definición
Transmisión
Comunicación de datos personales, dentro o fuera del territorio nacional, que tiene por objeto la realización de un Tratamiento por parte de un Encargado por cuenta del Responsable.
Incidente de seguridad
Evento que compromete la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales bajo custodia de la Firma.

4. PRINCIPIOS RECTORES

Todo Tratamiento de datos personales que realice la Firma se sujetará a los siguientes principios, previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los cuales constituyen exigencias operativas verificables y no meros enunciados programáticos:
Término
Definición
Legalidad
El Tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a lo dispuesto en la ley y en sus normas reglamentarias.
Finalidad
El Tratamiento obedece a una finalidad legítima, determinada, explícita y previamente informada al Titular. Los datos no se usarán para fines distintos sin obtener una nueva autorización.
Libertad
El Tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo en los casos de excepción legal. Los datos no se obtendrán ni divulgarán sin autorización o en ausencia de mandato legal o judicial.
Veracidad o calidad
La información sujeta a Tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Transparencia
Se garantiza al Titular el derecho a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Acceso y circulación restringida
Los datos personales, salvo los públicos, no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, a menos que el acceso sea técnicamente controlable para brindar conocimiento restringido solo a los Titulares o a terceros autorizados.
Seguridad
La información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Término
Definición
Confidencialidad
Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos de naturaleza no pública están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con la Firma.

5. CATEGORÍAS DE TITULARES Y DE DATOS TRATADOS

5.1. Categorías de titulares

La Firma trata datos personales de las siguientes categorías de Titulares:
  • Clientes actuales y potenciales: docentes oficiales activos y pensionados, pensionados del Régimen de Prima Media y del Régimen de Ahorro Individual, y demás personas naturales que solicitan asesoría o representación.
  • Beneficiarios y causahabientes: cónyuges, compañeros permanentes, hijos y demás beneficiarios de prestaciones pensionales, incluidos menores de edad, cuya información resulta necesaria para la gestión del caso.
  • Terceros vinculados a los procesos: contrapartes, testigos, apoderados, peritos y demás intervinientes, cuya información se conoce en desarrollo de la actuación judicial o administrativa.
  • Empleados, contratistas y aspirantes: personal vinculado laboralmente o por prestación de servicios, practicantes y candidatos en procesos de selección.
  • Proveedores y aliados comerciales: personas naturales que prestan servicios a la Firma o actúan como representantes de personas jurídicas proveedoras.
  • Usuarios de canales digitales: visitantes del sitio web, suscriptores de comunicaciones y personas que interactúan con la Firma por redes sociales, formularios o mensajería.

5.2. Categorías de datos

Según la categoría de Titular, la Firma puede tratar los siguientes tipos de datos:
  • Datos de identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, estado civil, nacionalidad, firma y, cuando la ley lo exija, imagen del documento de identidad.
  • Datos de contacto: dirección de residencia o de notificaciones, teléfono fijo y celular, correo electrónico, ciudad y departamento.
  • Datos socioeconómicos y laborales: historia laboral, semanas o tiempos de servicio cotizados, ingreso base de cotización e ingreso base de liquidación, salarios y factores salariales, cesantías, entidad administradora de pensiones, número de mesada y valor de la prestación, información tributaria y bancaria requerida para la facturación o el pago de honorarios.
  • Datos procesales y documentales: resoluciones, actos administrativos, certificaciones laborales, historias laborales, sentencias, poderes, contratos de prestación de servicios profesionales y toda documentación aportada por el Titular o recaudada en desarrollo del encargo.
  • Datos sensibles: información relativa al estado de salud, historias clínicas, dictámenes de pérdida de capacidad laboral, calificaciones de invalidez, incapacidades, afiliación sindical y datos biométricos (huella o firma digitalizada), cuando resulten indispensables para la defensa de los intereses del Titular.
  • Datos de menores de edad: información de niños, niñas y adolescentes que ostenten la calidad de beneficiarios en procesos de pensión de sobrevivientes o sustitución pensional.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

La Firma trata los datos personales exclusivamente para las finalidades legítimas, determinadas y explícitas que se enuncian a continuación, las cuales se informan al Titular al momento de la recolección:

6.1. Clientes y potenciales clientes

  1. Evaluar la viabilidad jurídica de la consulta, elaborar conceptos y presentar propuestas de servicios profesionales.
  2. Celebrar, ejecutar, administrar y terminar el contrato de prestación de servicios profesionales y el mandato judicial correspondiente.
  3. Adelantar reclamaciones administrativas, actuaciones ante la Fiduprevisora, el Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, Colpensiones, administradoras de fondos de pensiones, secretarías de educación y demás entidades competentes.
  4. Ejercer la representación judicial y extrajudicial ante autoridades jurisdiccionales y administrativas, incluida la presentación de demandas, acciones de tutela y recursos.
  5. Elaborar liquidaciones, reliquidaciones, cálculos actuariales, indexaciones y demás soportes técnicos y probatorios del caso.
  6. Gestionar la facturación, el recaudo de honorarios y el cumplimiento de obligaciones tributarias y contables.
  7. Informar al Titular sobre el estado y las actuaciones de su proceso por los canales que haya suministrado.
  8. Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control, y cumplir obligaciones legales de reporte, conservación y auditoría.
  9. Conservar el expediente y, en particular, su núcleo documental, con la finalidad de ejercer o defender reclamaciones relacionadas con la responsabilidad profesional derivada de la gestión encomendada, en los términos del numeral 16.3 de esta Política.
  10. Realizar encuestas de satisfacción y estudios internos de calidad del servicio.
  11. Remitir información institucional, boletines jurídicos y comunicaciones sobre servicios de la Firma, previa autorización del Titular y con la posibilidad permanente de solicitar su exclusión.

6.2. Empleados, contratistas y aspirantes

  1. Adelantar procesos de selección, verificación de referencias y evaluación de idoneidad profesional.
  2. Ejecutar y administrar la relación laboral o contractual, incluida la nómina, la afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y la gestión de novedades.
  3. Cumplir obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo y de reporte a autoridades.
  4. Expedir certificaciones laborales y atender requerimientos de terceros autorizados por el Titular.
  5. Gestionar el control de acceso a las instalaciones y a los sistemas de información de la Firma.

6.3. Proveedores y aliados

  1. Adelantar procesos de vinculación, homologación y debida diligencia de contrapartes.
  2. Celebrar y ejecutar contratos, gestionar pagos y cumplir obligaciones tributarias y contables.

6.4. Canales digitales

  1. Atender solicitudes de contacto, agendamiento de citas y consultas remitidas a través del sitio web, formularios, correo electrónico, mensajería instantánea o redes sociales.
  2. Administrar y mejorar el sitio web, medir su desempeño y elaborar estadísticas agregadas de navegación, conforme a la política de cookies aplicable.
  3. Gestionar suscripciones a contenidos informativos y campañas de comunicación autorizadas por el Titular.
La Firma no utilizará los datos personales para finalidades distintas de las aquí previstas. Cualquier finalidad adicional será informada previamente al Titular y requerirá una nueva autorización, salvo que exista un deber legal o contractual que faculte el Tratamiento.

7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD

7.1. Datos sensibles

El Tratamiento de datos sensibles está prohibido, salvo en los eventos previstos en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. La Firma trata datos sensibles —principalmente datos de salud y dictámenes de pérdida de capacidad laboral— cuando ello resulta indispensable para la salvaguarda de un interés vital del Titular, para el ejercicio de sus derechos pensionales o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial o administrativo.
Cuando el Tratamiento de datos sensibles se fundamente en la autorización del Titular, la Firma observará las siguientes reglas:
  • Informará al Titular, de manera expresa, que se trata de datos sensibles y cuáles de los datos solicitados tienen esa naturaleza.
  • Informará al Titular la finalidad específica del Tratamiento y obtendrá su consentimiento explícito.
  • Advertirá al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de datos sensibles, sin perjuicio de que la ausencia de dicha información pueda impedir o limitar la gestión del encargo profesional.
  • No condicionará ninguna actividad a que el Titular suministre datos sensibles, salvo cuando dicha información sea legalmente exigible para la actuación.
Los datos sensibles se almacenan con controles de acceso reforzados y su consulta se restringe al personal estrictamente necesario para la atención del caso.

7.2. Datos de niños, niñas y adolescentes

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está proscrito, salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública o cuando el Tratamiento responda y respete el interés superior del menor y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. La Firma trata estos datos únicamente cuando resulta necesario para el reconocimiento o la defensa de las prestaciones económicas de las que el menor es beneficiario, previa autorización otorgada por su representante legal, y oyendo la opinión del menor cuando su madurez lo permita.

7.3. Deber de reserva y secreto profesional

Con independencia del régimen de protección de datos personales, toda la información que los clientes suministran a la Firma se encuentra amparada por el secreto profesional consagrado en el artículo 74 de la Constitución Política y por los deberes previstos en la Ley 1123 de 2007. La reserva es inviolable, se extiende a todos los integrantes de la Firma y subsiste indefinidamente después de terminada la relación profesional. En caso de conflicto entre esta Política y el deber de reserva profesional, prevalecerá la protección más favorable al Titular.

8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

8.1. Obtención de la autorización

La Firma solicita la autorización previa, expresa e informada del Titular a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales. La autorización puede constar por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó su consentimiento, tales como la suscripción del contrato de prestación de servicios profesionales, la aceptación de la casilla de autorización en formularios físicos o electrónicos, o la remisión voluntaria de documentación a los canales de la Firma.
En ningún caso el silencio del Titular se entenderá como una conducta inequívoca de autorización.

8.2. Prueba de la autorización

La Firma conserva prueba de la autorización otorgada por el Titular mediante mecanismos físicos o electrónicos que garantizan su consulta posterior, tales como formatos suscritos, registros de aceptación en línea con marca de tiempo, grabaciones de llamadas previamente informadas o constancias de recepción de comunicaciones.

8.3. Casos en que no se requiere autorización

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:
  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Adicionalmente, la Firma podrá tratar sin autorización la información de terceros intervinientes en los procesos cuando ello sea indispensable para el ejercicio del derecho de defensa de su cliente y siempre que el Tratamiento se limite a lo estrictamente necesario para la actuación judicial o administrativa correspondiente.

8.4. Autorizaciones obtenidas antes de la expedición de esta Política

Respecto de los datos recolectados con anterioridad a la expedición de esta Política, la Firma adelantará las gestiones necesarias para poner la Política a disposición de los Titulares y obtener su autorización, utilizando mecanismos eficientes de comunicación como el correo electrónico, la publicación en el sitio web y la comunicación directa en las sedes. Si vencidos treinta (30) días hábiles contados desde la comunicación el Titular no ha manifestado su oposición, la Firma continuará con el Tratamiento en los términos del artículo 2.2.2.25.2.5 del Decreto 1074 de 2015, sin perjuicio del derecho del Titular a solicitar en cualquier momento la supresión de sus datos o la revocatoria de la autorización.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Firma. Este derecho podrá ejercerse, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley disponga que la autorización no es necesaria.
  • Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Firma.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
  • Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando la autoridad competente así lo haya determinado.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

9.1. Legitimación para el ejercicio de los derechos

Los derechos de los Titulares podrán ser ejercidos por el propio Titular acreditando su identidad; por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; por el representante o apoderado del Titular; y por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por conducto de quienes acrediten su representación legal.

10. ÁREA RESPONSABLE Y CANALES DE ATENCIÓN

La Firma ha designado un área encargada de la atención de consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos personales, y de velar por la implementación de esta Política.
Área responsable
[Área/cargo, p. ej. Dirección Administrativa – Oficial de Protección de Datos Personales]
Responsable designado
[Nombre completo]
Correo electrónico
[protecciondedatos@giraldoabogados.com]
Dirección física
[Dirección de la sede principal], Bogotá D.C.
Teléfono
[Teléfono] · [WhatsApp]
Formulario web
[www.giraldoabogados.com/proteccion-de-datos]
Sedes de atención presencial
Bogotá, Bucaramanga, Cali, Ibagué y Manizales, en el horario de atención publicado.

11. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

11.1. Consultas

El Titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de la Firma. La solicitud deberá indicar el nombre completo del Titular, el número de documento de identidad, un canal de respuesta y la descripción de la información consultada, y deberá acompañarse de la prueba de la identidad o de la calidad en que se actúa.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

11.2. Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la Firma, el cual se tramitará bajo las siguientes reglas:
  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Firma por cualquiera de los canales señalados en el numeral 10, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer.
  2. Si el reclamo resulta incompleto, la Firma requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  3. Si la Firma no es competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
  5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.3. Requisito de procedibilidad

De conformidad con el parágrafo del artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Firma.

11.4. Revocatoria de la autorización y supresión del dato

El Titular podrá en cualquier momento solicitar la supresión de sus datos personales o revocar la autorización otorgada, total o parcialmente, respecto de finalidades específicas. La Firma atenderá la solicitud dentro de los términos previstos para los reclamos.
No obstante, la supresión o la revocatoria no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, o cuando la conservación resulte necesaria para el cumplimiento de una obligación legal de la Firma, para la atención de requerimientos de autoridades, para el ejercicio o la defensa de reclamaciones, o para la conservación del núcleo documental previsto en el numeral 16.3. En estos eventos la Firma informará al Titular las razones jurídicas de la negativa, limitará el Tratamiento a las finalidades estrictamente necesarias y restringirá el acceso a la información.

12. DEBERES DE LA FIRMA

12.1. Como responsable del tratamiento

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
    Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información suministrada al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información y comunicar oportunamente al Encargado las novedades, rectificaciones y supresiones.
  • Tramitar las consultas y reclamos en los términos señalados en la ley y en esta Política.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

12.2. Como encargado del tratamiento

Cuando la Firma actúe como Encargada del Tratamiento por cuenta de un tercero Responsable, cumplirá los deberes previstos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y se abstendrá de utilizar los datos para finalidades distintas de las instruidas por el Responsable.

13. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

13.1. Destinatarios

En desarrollo de su objeto, la Firma puede comunicar datos personales a los siguientes destinatarios, siempre dentro de las finalidades autorizadas:
  • Autoridades judiciales y administrativas, en el marco de las actuaciones adelantadas en nombre del cliente o en atención a requerimientos legales.
  • Entidades del Sistema General de Seguridad Social, incluidas Colpensiones, la Fiduprevisora S. A. como administradora del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, secretarías de educación, administradoras de fondos de pensiones, entidades promotoras de salud y juntas de calificación de invalidez.
  • Abogados corresponsales, dependientes judiciales y peritos vinculados a la gestión del caso, sujetos a deberes de confidencialidad.
  • Proveedores de servicios tecnológicos, de almacenamiento en la nube, de correo electrónico, de firma electrónica y de gestión documental, en calidad de Encargados.
  • Asesores contables, tributarios y revisores fiscales, y entidades financieras, para la gestión de pagos y el cumplimiento de obligaciones legales.

13.2. Encargados

La Firma suscribe con sus Encargados contratos de transmisión de datos personales o cláusulas contractuales que establecen, como mínimo, el alcance y las finalidades del Tratamiento, las obligaciones del Encargado de dar aplicación a esta Política, la prohibición de usar los datos para fines propios, las medidas de seguridad exigibles, el deber de confidencialidad y la obligación de devolver o suprimir los datos al terminar la relación.

13.3. Transferencias internacionales

Cuando la Firma utilice servicios prestados desde el exterior que impliquen el envío de datos personales fuera del territorio nacional, verificará que el país receptor otorgue niveles adecuados de protección conforme a los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio o, en su defecto, se amparará en alguna de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, en la autorización expresa e inequívoca del Titular o en la suscripción de cláusulas contractuales que garanticen dicho nivel de protección.

14. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La Firma adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionadas al riesgo, orientadas a preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales:

14.1. Medidas técnicas

  • Control de acceso lógico con credenciales individuales, contraseñas robustas y, cuando sea posible, doble factor de autenticación.
  • Asignación de permisos bajo el principio de mínimo privilegio y segregación de funciones.
  • Cifrado de la información sensible en tránsito y en reposo, y uso de canales seguros para la transmisión de documentos.
  • Copias de respaldo periódicas, con pruebas de restauración y almacenamiento en ubicación distinta a la de producción.
  • Software antimalware actualizado, gestión de parches y registro de auditoría de accesos.

14.2. Medidas administrativas y humanas

  • Suscripción de acuerdos de confidencialidad por parte de socios, abogados, empleados, practicantes y contratistas.
  • Capacitación periódica en protección de datos personales, secreto profesional y seguridad de la información.
  • Procedimientos documentados de gestión documental, custodia de expedientes físicos y destrucción segura de documentos.
  • Control de acceso físico a archivos y áreas donde se custodia información.
  • Revisión periódica de perfiles de acceso y revocación inmediata al terminar la vinculación de una persona con la Firma.

14.3. Gestión de incidentes de seguridad

La Firma dispone de un procedimiento interno para la detección, contención, análisis y remediación de incidentes de seguridad que afecten datos personales. Todo incidente deberá ser reportado de inmediato al área responsable, la cual evaluará su impacto, adoptará las medidas correctivas correspondientes y, cuando se trate de violaciones a los códigos de seguridad o de riesgos en la administración de la información, presentará el reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio por los canales que dicha autoridad tenga dispuestos, dentro de los términos y condiciones fijados por ella. El deber de reporte previsto en el literal n) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 se cumple con independencia de que la Firma se encuentre o no inscrita en el Registro Nacional de Bases de Datos. Cuando el incidente pueda afectar de manera significativa los derechos de los Titulares, la Firma les informará oportunamente.

15. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es el directorio público administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio en el que los Responsables inscriben las bases de datos sujetas a Tratamiento. Conforme al artículo 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 090 de 2018, únicamente están obligadas a efectuar dicha inscripción las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a cien mil (100.000) Unidades de Valor Tributario, así como las personas jurídicas de naturaleza pública.
A la fecha de expedición de esta Política, la Firma no se encuentra obligada a inscribir sus bases de datos en el RNBD, por no superar el umbral de activos totales previsto en la norma citada. Esta circunstancia no exime a la Firma del cumplimiento integral de las demás obligaciones derivadas de la Ley 1581 de 2012 y de sus normas reglamentarias, las cuales resultan exigibles con independencia de la inscripción en el registro.
La Firma verificará anualmente, con corte al 31 de diciembre de cada año, si sus activos totales superan el umbral señalado. En caso afirmativo, adelantará la inscripción de sus bases de datos dentro de los plazos fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, mantendrá actualizada la información registrada y reportará por ese medio las novedades, los reclamos presentados por los Titulares y los incidentes de seguridad, conforme a las instrucciones de dicha autoridad.

16. INVENTARIO DE BASES DE DATOS Y CONSERVACIÓN

La Firma mantiene un inventario actualizado de sus bases de datos, con indicación del nombre, la finalidad, las categorías de Titulares y de datos, los Encargados, las medidas de seguridad aplicables y el periodo de conservación.

16.1. Término mínimo de conservación

La Firma conserva los expedientes y los datos personales sometidos a Tratamiento por un término mínimo de cinco (5) años, contado a partir de la terminación del encargo profesional, de la relación contractual o del último contacto con el Titular, según corresponda a cada base de datos. Este término constituye un piso y no un plazo de eliminación automática.
Cumplido el término mínimo, la información permanecerá en las bases de datos de la Firma mientras subsista alguna de las finalidades declaradas en esta Política, un deber legal de conservación, o la necesidad de contar con medios de prueba para el ejercicio o la defensa de reclamaciones. La supresión de la información procederá cuando el Titular la solicite y no concurra ninguna de las causales de conservación previstas en el numeral 11.4, o cuando la Firma establezca, previa evaluación documentada, que las finalidades que justificaban el Tratamiento se encuentran agotadas.
El término mínimo se fijó atendiendo la finalidad del Tratamiento, los términos de prescripción y caducidad aplicables a la responsabilidad profesional del abogado y las necesidades de trazabilidad de la gestión encomendada.

16.2. Circunstancias que exigen conservación más allá del término mínimo

La Firma conservará la información con posterioridad al término mínimo, y en todo caso se abstendrá de suprimirla, en los siguientes eventos, limitando el Tratamiento a los datos estrictamente necesarios para la finalidad que justifica la conservación:
  • Cuando una disposición legal imponga un término superior, en particular el deber de conservación de los libros y papeles de comercio y de los soportes contables y tributarios, y los términos de firmeza de las declaraciones tributarias.
  • Mientras se encuentre en curso o pendiente de decisión un proceso judicial, administrativo, disciplinario o arbitral en el que la información resulte relevante como medio de prueba, y hasta la firmeza de la decisión correspondiente.
  • Cuando la conservación sea necesaria para el ejercicio o la defensa de reclamaciones frente al Titular o frente a terceros, o para atender requerimientos de autoridades competentes.
  • Cuando el Titular haya otorgado autorización expresa para un término mayor y esta se mantenga vigente.
En estos eventos la Firma limitará el Tratamiento a la finalidad que motiva la conservación y restringirá el acceso a la información al personal indispensable.

16.3. Núcleo documental de respaldo de la responsabilidad profesional

Dentro de los expedientes conservados, la Firma identifica un núcleo documental integrado por las piezas indispensables para acreditar el alcance del encargo, su ejecución y su terminación. La conservación de este núcleo se encuentra justificada, cuando menos, durante el término de prescripción de la acción ordinaria de responsabilidad civil contractual, que es de diez (10) años conforme al artículo 2536 del Código Civil, por constituir el respaldo probatorio de la Firma frente a eventuales reclamaciones derivadas de la gestión encomendada.
El núcleo documental está integrado por:
  • El contrato de prestación de servicios profesionales y sus modificaciones.
  • El poder conferido, sus sustituciones y su revocatoria, si la hubo.
  • La autorización para el Tratamiento de datos personales otorgada por el Titular.
  • Las constancias de radicación de las actuaciones adelantadas ante autoridades administrativas y judiciales.
  • Las providencias, resoluciones y actos administrativos que resolvieron o pusieron fin a la actuación.
  • Las comunicaciones que acrediten instrucciones, autorizaciones o decisiones relevantes del cliente sobre la conducción del caso.
  • La liquidación final de honorarios y sus soportes de pago.
Los documentos que contengan datos sensibles —en particular historias clínicas, incapacidades, exámenes y demás soportes médicos— no integran el núcleo documental. Su conservación con posterioridad al término mínimo se sujeta a evaluación específica y solo se mantendrá cuando resulte indispensable para acreditar el objeto del encargo o para el ejercicio o la defensa de reclamaciones, caso en el cual se someterá a controles de acceso reforzados. Lo anterior aplica, en particular, a los dictámenes de pérdida de capacidad laboral y a las calificaciones de invalidez que hayan constituido el fundamento directo de la decisión que resolvió la actuación.
El núcleo documental y, en general, la información conservada con posterioridad al término mínimo se someten al siguiente régimen:
  • Se almacenan de forma separada del archivo activo de la Firma, en medio cifrado y con registro de auditoría de los accesos.
  • Su consulta se restringe al representante legal y al área responsable de la protección de datos personales, previa justificación documentada.
  • No podrán utilizarse para ninguna finalidad distinta de la defensa o el ejercicio de reclamaciones de responsabilidad profesional y del cumplimiento de deberes legales. Queda expresamente proscrito su uso para gestión comercial, envío de comunicaciones, elaboración de perfiles o cualquier otra actividad.
Esta finalidad se informa al Titular en el aviso de privacidad y en el formato de autorización. Las solicitudes de supresión que recaigan sobre esta información serán resueltas en los términos del numeral 11.4 de esta Política.

16.4. Inventario indicativo

Base de datos
Finalidad principal
Conservación
Clientes y expedientes
Prestación de servicios profesionales y representación judicial
Mínimo 5 años desde la terminación del encargo; núcleo documental conservado al menos por 10 años (num. 16.3)
Prospectos y consultas
Gestión comercial y evaluación de viabilidad jurídica
Mínimo 5 años desde el último contacto con el Titular
Talento humano
Selección y administración de la relación laboral o contractual
Mínimo 5 años desde la terminación del vínculo, sin perjuicio de los términos legales especiales
Proveedores
Contratación, pagos y obligaciones tributarias
Mínimo 5 años, ampliable respecto de los soportes contables y tributarios conforme a la ley
Canales digitales
Atención de solicitudes y comunicaciones autorizadas
Mínimo 5 años, sin perjuicio de la revocatoria de la autorización
Nota. Los términos mínimos de conservación son revisables. Toda modificación se surtirá mediante actualización de esta Política y quedará registrada en el control de versiones.

17. AVISO DE PRIVACIDAD Y CANALES DE DIVULGACIÓN

La Firma pone esta Política a disposición de los Titulares de forma permanente y gratuita a través de su sitio web, en copia física disponible en la recepción de cada una de sus sedes y mediante entrega o remisión directa cuando el Titular lo solicite. Cuando no sea posible poner la Política a disposición del Titular al momento de la recolección, se entregará el Aviso de Privacidad contenido en el Anexo 1 de este documento.
El sitio web de la Firma podrá utilizar cookies y tecnologías similares para su funcionamiento, la medición de audiencia y la mejora de la experiencia de navegación. La información sobre su uso, finalidad y mecanismos de configuración o rechazo se encuentra en la política de cookies publicada en el sitio web.

18. CUMPLIMIENTO, CONTROL Y RÉGIMEN SANCIONATORIO

El incumplimiento de esta Política por parte de socios, abogados, empleados, practicantes o contratistas dará lugar a las acciones disciplinarias, laborales o contractuales que correspondan, sin perjuicio de la responsabilidad civil, penal o disciplinaria profesional a que haya lugar.
El incumplimiento del régimen de protección de datos personales puede acarrear para la Firma la imposición, por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, de multas de carácter personal e institucional, la suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento, el cierre temporal o definitivo de las operaciones que involucren Tratamiento de datos sensibles, en los términos del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.
El área responsable realizará al menos una revisión anual del cumplimiento de esta Política y presentará un informe a la dirección de la Firma con las recomendaciones de mejora que resulten pertinentes.

19. VIGENCIA Y MODIFICACIONES

La presente Política rige a partir del [DD de mes de AAAA] y permanecerá vigente mientras la Firma desarrolle su objeto social. Las bases de datos administradas por la Firma tendrán una vigencia igual al tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y los términos legales de conservación aplicables.
La Firma se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Toda modificación sustancial será comunicada a los Titulares mediante su publicación en el sitio web y, cuando corresponda, a través de los canales de contacto registrados, con al menos diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

ANEXO 1. AVISO DE PRIVACIDAD

GIRALDO ABOGADOS Y ASOCIADOS, identificada con NIT [•], con domicilio principal en [dirección], Bogotá D.C., actúa como Responsable del Tratamiento de sus datos personales.
Sus datos serán tratados con las siguientes finalidades: (i) evaluar y atender su consulta jurídica; (ii) celebrar y ejecutar el contrato de prestación de servicios profesionales y el mandato judicial; (iii) adelantar reclamaciones administrativas y actuaciones judiciales ante las entidades del Sistema General de Seguridad Social y las autoridades competentes; (iv) informarle sobre el estado de su proceso; (v) gestionar la facturación y el recaudo de honorarios; (vi) cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades; y (vii) remitirle información institucional y comunicaciones sobre los servicios de la Firma, si usted lo autoriza.
Para la atención de su caso puede ser necesario tratar datos sensibles, en particular datos relativos a su salud y a la calificación de su pérdida de capacidad laboral. Usted no está obligado a autorizar el Tratamiento de datos sensibles; sin embargo, la ausencia de dicha información puede impedir la gestión del encargo profesional.
Sus datos se conservarán por un término mínimo de cinco (5) años contados desde la terminación del encargo profesional o del último contacto con usted, y con posterioridad mientras subsistan las finalidades informadas, un deber legal de conservación o la necesidad de contar con medios de prueba frente a eventuales reclamaciones. El núcleo documental del expediente (contrato, poder, autorización, radicaciones y decisiones) se conserva al menos durante el término de prescripción de las acciones de responsabilidad profesional, bajo acceso restringido y sin que pueda destinarse a fines comerciales.
Como Titular usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, a solicitar prueba de la autorización otorgada, a ser informado sobre el uso dado a sus datos, a revocar la autorización y a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Puede ejercer sus derechos escribiendo a [protecciondedatos@giraldoabogados.com], llamando al [teléfono] o presentando su solicitud en cualquiera de nuestras sedes. La Política de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales completa está disponible en [www.giraldoabogados.com/proteccion-de-datos] y en copia física en nuestras oficinas.